« Nous sommes très attachés à la confidentialité et à la protection des données de nos clients. »

Joris Chazot est responsable back office chez KMH Gestion privée. Il évoque avec nous son parcours et en quoi consiste son métier. Il nous explique entre autre l’importance de la confidentialité des données des clients en gestion de patrimoine.

Quel a été votre parcours pour devenir responsable du back office chez KMH gestion privée ?

J’ai commencé une formation universitaire dans le domaine du droit puis mes premières expériences professionnelles dans la gestion administrative au sein de différentes structures. Cela a développé mon appétence pour le traitement administratif. J’ai ensuite repris mes études en finance, via une licence orientée banque / marchés financiers et back office. Je me suis donc véritablement familiarisé avec le droit et la finance, qui constituent aujourd’hui mon quotidien chez KMH.

Depuis combien de temps avez-vous rejoint les équipes de KMH gestion privée ?

Cela fait un peu plus d’un an et demi que je suis arrivé chez KMH, après avoir travaillé au sein de plusieurs banques notamment.

Vous y exercez le rôle de responsable du back office. Mais, concrètement, Qu’est-ce que le back office ?

Le back office existe au sein de toutes les entreprises. Il s’agit de tout ce qui touche au traitement administratif au quotidien. Je dois m’assurer de la complétude de tous les dossiers, qu’il s’agisse de demandes internes ou de nos clients.

Pourquoi ce service est-il si important pour les activités de KMH ?

Tout d’abord cela libère les conseillers en gestion de patrimoine des tâches administratives relatives aux opérations qu’ils mènent. Ce qui leur permet de consacrer plus de temps pour échanger avec leurs clients. Ensuite, il y a tout ce qui relève du domaine du réglementaire. La finance et la gestion de patrimoine sont réglementées par plusieurs organismes, ce qui oblige à un certain formalisme que nous devons scrupuleusement respecter.

Dans cet univers très contrôlé, vous œuvrez au quotidien pour faciliter la gestion des obligations réglementaires des clients de KMH…

Exactement. Si certains de nos partenaires constatent un manque quelconque dans un dossier, ils nous sollicitent pour vérification.

Ce qui nécessite aussi de suivre les évolutions réglementaires. Comment organisez-vous cela ?

Les associés, qui sont très au fait de ces évolutions, nous alertent le cas échéant. Nous adaptons, alors nos process en conséquence.

Parmi les documents que vous traitez quotidiennement, certains contiennent des données personnelles qui peuvent être considérées comme sensibles. Comment rassurez-vous les clients qui pourraient s’en inquiéter ?

Notre rôle est justement d’accompagner nos clients, en leur expliquant pourquoi la transmission de ces données est nécessaire pour le bon fonctionnement du cabinet et des services qu’il délivre. Il faut parfois faire preuve d’un peu de pédagogie, mais globalement cela se passe très bien.

Il est évidemment indispensable de nouer une relation de confiance avant de mettre en place une stratégie patrimoniale efficiente. C’est pour cette raison que nous sommes également très attachés à la confidentialité et à la protection des données de nos clients. Pour les garantir, nous avons mis en place des process d’échange sécurisés.

Vous avez aussi contribué au développement de l’utilisation d’outils numériques chez KMH. Qu’avez-vous mis en place depuis votre arrivée au sein du cabinet ?

J’ai la chance de pouvoir contribuer à certains projets de ce type chez KMH, en complément de mes missions quotidiennes.

Nous travaillons avec les équipes du cabinet à l’amélioration continue de nos process de travail. Dans ce cadre, j’ai pu participer à quelques chantiers concernant les communications destinées à nos clients.

Nous avons aussi simplifié nos dossiers réglementaires avec l’utilisation de la signature électronique, ou bien encore tout ce qui concerne l’archivage numérique des documents papiers.

Tous ces outils génèrent plus de confort pour nos clients et un gain de temps appréciable pour les équipes du cabinet.

La digitalisation des processus est quelque chose d’important chez KMH ?

Tout à fait. Dès que nous identifions un domaine dans lequel nous pouvons tester de nouvelles choses, on explore. Nous avons par exemple mis en place un outil pour les arbitrages des contrats d’assurance-vie. Cela se faisait principalement via des formulaires papiers. Désormais nous accompagnons nos clients pour qu’ils puissent effectuer leurs arbitrages numériquement.

La digitalisation des process est une thématique qui m’intéresse, et j’effectue une veille permanente sur les technologies qui peuvent s’avérer utiles dans l’évolution des métiers du cabinet.